Privacybeleid
Laatst bijgewerkt op 17 september 2026
CrewTrack is een systeem voor het aansturen van evenementen. De organisatie en de commandopost werken in de webapp. De crew in het veld gebruikt de app op de telefoon. Op deze pagina staat welke gegevens daarbij worden verwerkt, waarvoor, hoe lang, en wat je rechten zijn. Het geldt voor de app op iPhone en Android en voor de webapp.
Wie is verantwoordelijk
CrewTrack wordt gemaakt door TH Concepts, een eenmanszaak in Nederland.
Je gebruikt CrewTrack omdat een organisatie je heeft uitgenodigd. Die organisatie bepaalt waarvoor jouw gegevens worden gebruikt. Zij is daarom de verwerkingsverantwoordelijke. TH Concepts verwerkt de gegevens in haar opdracht, als verwerker. Wil je iets weten over wat jouw organisatie met je gegevens doet, vraag het dan eerst aan hen. Je mag ons ook altijd mailen via info@th-concepts.nl. Wij zorgen dan dat je vraag bij de goede plek terechtkomt.
Hoe je een account krijgt
Je kunt in CrewTrack zelf geen account aanmaken. Een organisatie zet je in haar ledenlijst en stuurt je een uitnodiging per e-mail. Daarmee stel je een wachtwoord in en log je in.
Welke gegevens we verwerken
Over jou als crewlid
- Je naam en je e-mailadres. Die vult de organisatie in.
- Je telefoonnummer en een gebruikersnaam, als de organisatie die invult.
- Je rol binnen de organisatie en de rechten die daarbij horen.
- Een profielfoto, als je die zelf instelt.
- Wanneer je voor het laatst hebt ingelogd.
Tijdens een evenement
- Je planning: in welk team je zit, op welke post je staat en wanneer.
- Wanneer je je aanmeldt op het terrein en wanneer je weer vertrekt.
- Meldingen die je maakt of oppakt, met de foto's en de plek op het terrein die je erbij zet.
- Berichten die je stuurt in gesprekken met je team of een post.
- Je locatie, alleen als je die zelf deelt. Zie hieronder.
Over je telefoon
- Een code voor pushmeldingen. Die is nodig om berichten op je telefoon te laten aankomen. Er hoort ook bij welke meldingen je wilt krijgen en met welk geluid.
CrewTrack gebruikt geen advertenties. Er zitten geen pakketten in die je gedrag volgen of analyseren. We verkopen geen gegevens en geven ze niet door voor marketing.
Locatie
Je locatie wordt alleen gedeeld als je dat zelf aanzet. Zolang het aanstaat, ziet de commandopost van je organisatie waar je bent. Zet je het uit, dan stopt het meteen en wordt je laatste positie gewist.
Op Android zie je zolang delen aanstaat een vaste melding in je meldingenbalk. Daardoor gaat het delen door als de app op de achtergrond draait. Op iPhone zie je het aan het locatiesymbool in de statusbalk.
Een organisatie kan per evenement instellen dat de afgelegde route wordt bewaard. Dat kan handig zijn om achteraf te zien hoe de crew over het terrein ging. Die route wordt hoogstens dertig dagen bewaard. Elke nacht verwijdert het systeem automatisch wat ouder is. Staat bewaren uit, dan wordt er niets bewaard.
Op iPhone kan de app je een seintje geven als je bij het terrein aankomt. Daarvoor vraagt de app toestemming om je locatie ook op de achtergrond te gebruiken. Die locatie wordt alleen op je telefoon vergeleken met het terrein. Hij wordt pas gedeeld als je delen aanzet.
Inspreken
Bij een paar velden van een melding staat een microfoontje waarmee je de tekst kunt inspreken in plaats van typen. Dat gebruikt de spraakherkenning die in je browser zit. Bij Chrome en Edge betekent dit dat het geluid naar de servers van die browserfabrikant gaat om er tekst van te maken; CrewTrack krijgt alleen de tekst en bewaart het geluid niet.
Het staat uit tot je er zelf op drukt, en het luistert nooit vanzelf mee. Wil je dat niet, gebruik dan het toetsenbord. Op een telefoon gebruik je het microfoontje van je eigen toetsenbord; dat loopt niet via CrewTrack.
Waarvoor we de gegevens gebruiken
Alleen om CrewTrack te laten werken: de crew en de organisatie laten samenwerken tijdens een evenement, berichten en meldingen afleveren, en je account beheren. De grondslag is de overeenkomst tussen de organisatie en TH Concepts, en het belang van de organisatie bij een veilig en goed geregeld evenement.
Wie de gegevens ziet
- Mensen in je eigen organisatie, volgens de rechten die de organisatie heeft ingesteld. Collega's zien bijvoorbeeld je naam en foto in een gesprek. De commandopost ziet meldingen en gedeelde locaties. Een rol met het recht om mee te lezen kan de gesprekken binnen een evenement lezen.
- TH Concepts, alleen als dat nodig is om een probleem op te lossen. Meekijken in de gegevens van een organisatie moet apart worden aangezet. Het vervalt vanzelf na 24 uur en wordt vastgelegd in een logboek dat niet te wijzigen is. De organisatie ziet in de webapp dat er wordt meegekeken en kan het zelf uitzetten.
Diensten die we gebruiken
- Google Firebase voor inloggen, de database, foto's en de servertaken. De database en de servertaken staan in Nederland.
- Expo en de pushdiensten van Apple en Google om pushmeldingen af te leveren.
- Resend om uitnodigingen en e-mails voor je wachtwoord te versturen.
- Apple Kaarten op iPhone en Google Maps op Android om de kaart te tonen.
- PDOK, de kaartdienst van de Nederlandse overheid, om bij een melding het adres van een plek op te zoeken.
Sommige van deze diensten zijn gevestigd buiten de Europese Unie, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Gegevens gaan daar alleen naartoe met de waarborgen die de AVG vraagt, zoals de standaardcontracten van de Europese Commissie.
Hoe lang we gegevens bewaren
- Je huidige locatie: tot je delen uitzet.
- Een bewaarde route: hoogstens dertig dagen, of korter als de organisatie dat instelt.
- Je account, meldingen, berichten en planning: zolang de organisatie CrewTrack gebruikt, of tot de organisatie ze verwijdert.
- Stopt een organisatie met CrewTrack, dan verwijderen we haar gegevens binnen drie maanden. Dat geldt niet voor wat we volgens de wet langer moeten bewaren, zoals facturen.
Beveiliging
Alle verbindingen zijn versleuteld. Wie wat mag zien, wordt op de server gecontroleerd en niet alleen in de app. Je ziet alleen gegevens van organisaties waar je lid van bent.
Je rechten
Je mag vragen welke gegevens er over je zijn. Je mag ook vragen om ze te verbeteren, te verwijderen of mee te nemen. En je mag bezwaar maken tegen het gebruik ervan. Stel je vraag aan je organisatie of mail naar info@th-concepts.nl. We reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe er met je gegevens wordt omgegaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wil je je account laten verwijderen? Op deze pagina staat hoe dat gaat.
Kinderen
CrewTrack is een werkmiddel voor crew van evenementen. De app is niet bedoeld voor kinderen.
Wijzigingen
Veranderen we iets aan dit beleid, dan passen we deze pagina aan en de datum bovenaan. Bij grote wijzigingen laten we het ook via de organisaties weten.
Privacy policy
Last updated 17 September 2026
CrewTrack is a system for running events. The organisation and the control room work in the web app. Crew on the ground use the app on their phone. This page explains which data is processed, why, for how long, and what your rights are. It applies to the app on iPhone and Android and to the web app.
Who is responsible
CrewTrack is made by TH Concepts, a sole proprietorship in the Netherlands.
You use CrewTrack because an organisation invited you. That organisation decides what your data is used for. It is therefore the data controller. TH Concepts processes the data on its behalf, as a processor. If you have questions about what your organisation does with your data, please ask them first. You can always email us at info@th-concepts.nl. We will make sure your question reaches the right place.
How you get an account
You cannot create an account in CrewTrack yourself. An organisation adds you to its member list and sends you an invitation by email. You use it to set a password and sign in.
What data we process
About you as a crew member
- Your name and email address. The organisation enters these.
- Your phone number and a username, if the organisation enters them.
- Your role in the organisation and the permissions that come with it.
- A profile photo, if you set one yourself.
- When you last signed in.
During an event
- Your schedule: which team you are in, which post you staff and when.
- When you check in on site and when you leave.
- Incident reports you create or pick up, with the photos and the place on site you add.
- Messages you send in conversations with your team or a post.
- Your location, only if you share it yourself. See below.
About your phone
- A push notification token. It is needed to deliver messages to your phone. It is stored together with the notifications you want to receive and their sound.
CrewTrack has no advertising. It contains no packages that track or analyse your behaviour. We do not sell data and do not share it for marketing.
Location
Your location is only shared when you switch it on yourself. While it is on, your organisation's control room can see where you are. When you switch it off, sharing stops immediately and your last position is deleted.
On Android, a persistent notification is shown while sharing is on. This lets sharing continue while the app runs in the background. On iPhone, you can see it by the location icon in the status bar.
An organisation can choose, per event, to keep the route you walked. That helps to review afterwards how the crew moved across the site. This route is kept for at most thirty days. Every night the system deletes anything older automatically. If keeping routes is off, nothing is kept.
On iPhone the app can notify you when you arrive at the site. For this it asks permission to use your location in the background as well. That location is only compared with the site on your phone. It is not shared unless you switch sharing on.
What we use the data for
Only to make CrewTrack work: letting crew and organisation work together during an event, delivering messages and incident reports, and managing your account. The legal basis is the agreement between the organisation and TH Concepts, and the organisation's legitimate interest in a safe and well-run event.
Who can see the data
- People in your own organisation, according to the permissions the organisation has set. Colleagues see your name and photo in a conversation, for example. The control room sees incident reports and shared locations. A role with the permission to read along can read the conversations within an event.
- TH Concepts, only when needed to solve a problem. Access to an organisation's data has to be switched on separately. It expires automatically after 24 hours and is recorded in a log that cannot be changed. The organisation sees in the web app that support has access, and can switch it off.
Services we use
- Google Firebase for sign-in, the database, photos and server tasks. The database and the server tasks are located in the Netherlands.
- Expo and the push services of Apple and Google to deliver push notifications.
- Resend to send invitations and password emails.
- Apple Maps on iPhone and Google Maps on Android to show the map.
- PDOK, the Dutch government's map service, to look up the address of a place in an incident report.
Some of these services are based outside the European Union, for example in the United States. Data is only transferred there with the safeguards the GDPR requires, such as the European Commission's standard contractual clauses.
How long we keep data
- Your current location: until you switch sharing off.
- A saved route: at most thirty days, or shorter if the organisation sets that.
- Your account, incident reports, messages and schedule: as long as the organisation uses CrewTrack, or until the organisation deletes them.
- When an organisation stops using CrewTrack, we delete its data within three months. This does not apply to what the law requires us to keep longer, such as invoices.
Security
All connections are encrypted. Who may see what is checked on the server, not only in the app. You only see data of organisations you are a member of.
Your rights
You may ask which data is held about you. You may also ask to correct it, delete it or take it with you. And you may object to its use. Ask your organisation or email info@th-concepts.nl. We respond within one month. If you disagree with how your data is handled, you can file a complaint with the Dutch Data Protection Authority, the Autoriteit Persoonsgegevens.
Want your account deleted? This page explains how.
Children
CrewTrack is a work tool for event crew. The app is not intended for children.
Changes
If we change this policy, we update this page and the date at the top. For major changes we also inform the organisations.